Projekt z dnia 29.07.2011 r.

Załącznik

do Zarządzenia Nr    /2011

Burmistrza Byczyny

z dnia ………………………… roku

§ 1

Ilekroć w „Zasadach” jest mowa o:

1. 1)burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Byczyny,
2. 2)urzędzie gminy – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Byczynie ,
3. 3)jednostkach organizacyjnych gminy – należy przez to rozumieć wszystkie jednostki organizacyjne Gminy Byczyna a także samorządowe osoby prawne należące do gminy,
4. 4)sprawach interesujących społeczność lokalną – należy przez to rozumieć zarówno sprawy, o których, zgodnie z odrębnymi przepisami istnieje obowiązek podawania informacji do publicznej wiadomości jak i sprawy, o których informacje, pomimo braku obowiązku, powinny być łatwo dostępne dla zainteresowanych ze względu na ich znaczenie dla ogółu mieszkańców lub różnych ich grup,
5. 5)osobach zarządzających – należy przez to rozumieć kierowników jednostek organizacyjnych gminy, gminnych osób prawnych oraz kierowników referatów urzędzie gminy.

§ 2

1. 1.Administracja gminna realizuje swoje zadania w imieniu i na rzecz wspólnoty mieszkańców gminy. Skuteczne przekazywanie mieszkańcom informacji o sprawach tej wspólnoty jest jednym z najważniejszych wymogów poprawnego wypełniania swojej roli przez jednostki organizacyjne gminy i referaty urzędu gminy.
2. 2.Celem prowadzonych przez gminne jednostki organizacyjne działań w obszarze komunikacji z mieszkańcami jest, poza wypełnieniem obowiązków określonych odrębnymi przepisami, rzeczywiste dotarcie z informacją o sprawach gminy do wszystkich grup społeczności lokalnej, które ze względu na swój charakter, taką informacją mogą być zainteresowane.

§ 3

Obowiązek zapewnienia właściwego systemu informowania o prowadzonych sprawach ciąży na osobach zarządzających.

§ 4

1. Podstawowymi sposobami komunikacji są:

1. a)biuletyn informacji publicznej (BIP) urzędu gminy i strony podmiotowe BIP innych jednostek organizacyjnych,
2. b)strona internetowa gminy Byczyna,
3. c)tablice ogłoszeniowe w urzędzie gminy i wybranych lokalizacjach,
4. d)spotkania z mieszkańcami,
5. e)korespondencja pocztowa lub elektroniczna,
6. f)informacja w postaci sms-ów.

2. W konkretnych sprawach do efektywnej komunikacji z mieszkańcami mogą być użyte inne sposoby.

§ 5

Zobowiązuje się osoby zarządzające do przestrzegania zasad przekazywania informacji dla społeczności lokalnej lub jej wybranych grup pod kątem:

1. 1)terminowości – tzn.  przygotowywania i przekazywania informacji zainteresowanym w terminie umożliwiających im ewentualne skorzystanie ze swoich uprawnień, podjęcie działań lub uzyskanie dodatkowych wyjaśnień ze strony właściwego pracownika,
2. 2)komunikatywności – tzn. przygotowywania informacji w sposób umożliwiający łatwe określenie kogo i w jakim zakresie dotyczy. Jeśli z innych powodów (np. przepisy branżowe) istnieje obowiązek posługiwania się w materiałach językiem specjalistycznym należy je obowiązkowo uzupełnić o streszczenie językiem niespecjalistycznym zawierające, co najmniej informacje kogo i w jakim zakresie dana sprawa może dotyczyć, a w szczególności czy i jakie nakazy, zakazy czy ograniczenia dla mieszkańców mogą z niej wynikać,
3. 3)właściwego skierowania- tzn. jeśli z przepisów odrębnych nie wynika zamknięty katalog osób lub grup, do których informacja może być skierowana, sposób podania do wiadomości publicznej powinien być każdorazowo poprzedzony analizą, które grupy społeczności lokalnej mogą być daną informacją szczególnie zainteresowane. Po zidentyfikowaniu grup potencjalnie zainteresowanych należy ustalić efektywny sposób dotarcia do nich z informacją i o takie działania uzupełnić sposób podania do publicznej wiadomości wynikający z odpowiednich przepisów. Przeprowadzona analiza i opis wynikających z niej działań powinny zostać uwidocznione poprzez dołączenie do akt sprawy odpowiedniej adnotacji,
4. 4)właściwego wyeksponowania -  tzn. aby jej dostrzeżenie i przeczytanie nie było utrudnione. W szczególności należy zadbać, aby informacje nowe można było łatwo wyodrębnić spośród już istniejących. Prezentacja informacji w formie papierowej na tablicach ogłoszeń powinna zapewniać ich czytelność, a jeśli jest ona utrudniona (np. dokumenty wielostronicowe) zawierać wzmiankę, gdzie dodatkowo można zapoznać się wygodnie z pełną informacją.

§ 6

1. 1.Osoby zarządzające obowiązane są na bieżąco monitorować funkcjonowanie przyjętych rozwiązań. W ramach monitorowania szczególnie należy zwracać uwagę na:
   1. a)zgodność działań z przepisami,
   2. b)skuteczność dotarcia informacji do zainteresowanych grup wśród społeczności gminy,
   3. c)wszelkie uwagi i sugestie mieszkańców gminy dotyczące propozycji działań, które mogą ułatwić im dostęp do interesujących ich informacji.
   4. 2.W ramach nadzoru nad funkcjonowaniem systemu informowania mieszkańców Sekretarz Gminy, w  porozumieniu z osobami zarządzającymi w poszczególnych jednostkach, raz do roku,  sporządza raport z funkcjonowania systemu i przedstawia go burmistrzowi.                    W raporcie zawarte są informacje o funkcjonowaniu systemu w poprzednim roku oraz wnioski dotyczące doskonalenia systemu.