|
Inicjatorem spotkania było Byczyńskie Stowarzyszenie Oświatowe „Tarcza”. Partnerem ze strony samorządu jest Burmistrz Byczyny.
Spotkanie rozpoczął Burmistrz Byczyny Ryszard Grüner witając przybyłych gości i dziękując stowarzyszeniu za podjęte działania.
Prezes BSO Marek Mendel wyjaśnił przybyłym gościom cel spotkania oraz główne założenia konkursu Super Samorząd w ramach Akcji Masz Głos, Masz Wybór. Omówił cztery zadania, które należy zrealizować w konkursie, a także poszczególne etapy. Poinformował zebranych o spotkaniu inauguracyjnym w Warszawie oraz warsztatach „Promocja i zaangażowanie”. Opowiedział również o Klubie Samorządowca i Szkole Moderatorów. Następnie wybrano sekretarzy spotkania: ze strony uczestnika akcji oraz partnera z samorządu.
Burmistrz Byczyny powiedział, że mimo usilnych starań władz samorządowych informacje niestety ciągle nie docierają do mieszkańców Byczyny. Jeżeli chodzi frekwencje na zebraniach w gminie Byczyna, najlepsza sytuacja jest w wioskach, najgorsza w samym mieście. Od lat władze próbują tą sytuację zmienić, dlatego też cieszą się ze obecnego spotkania, którego celem jest wypracowanie metod komunikacji. Burmistrz wymienił formy komunikacji obecnie występujące w gminie: BIP, Strona internetowa Urzędu Miejskiego, tablice informacyjne, korespondencja pocztowa i elektroniczna, ulotki, ogłoszenia parafialne, spotkania organizowane przez samorząd mieszkańców oraz niedawno wprowadzony system informacji przez SMS. Poprosił o wskazówki do dalszej pracy, aby komunikacja stała się skuteczna pomiędzy mieszkańcami gminy. Jeżeli dany sposób przekazywania informacji będzie skuteczny, stanie się obowiązującym prawem gminy.
Prezes BSO przedstawił wzorcowy model komunikacji zgodnie z „Efektywnym modelem komunikacji w gminie”. Wskazał kanały przepływu informacji wzorując się również na zarządzeniu. Podczas dyskusji z mieszkańcami na ekranie wyświetlano § 4 oraz §5 przykładowego zarządzenia.
Rozpoczęła się dyskusja oraz wymienianie propozycji usprawnienia przepływu informacji:
- umieszczenie w korytarzu Urzędu Miejskiego telewizora, na którym wyświetlano by aktualności i obwieszczenia;
- odnowienie tablic informacyjnych w wioskach oraz mieście Byczyna (wprowadzenie jednakowego wyglądu tablic); wskazano także potrzebę ustawienia map miejscowości oraz witaczy, ponieważ to poprawia ich wizerunek;
- zorganizowanie w urzędzie punktu informacyjnego (brakuje przewodników turystycznych);
- burmistrz powiedział, że odbyły się dwa spotkania na temat Centrum, które zajęłoby się oprowadzaniem turystów po Byczynie. Ważne jest jednak zainteresowanie przedsiębiorców takim działaniem. Planowane jest kolejne zebranie samorządowców z przedsiębiorcami;
- wprowadzenie w urzędzie funkcji rzecznika prasowego odpowiedzialnego za kontakt z lokalnymi mediami - przede wszystkim z czasopismem Kulisy Powiatu na łamach ,którego rzadko pojawiają się artykuły oraz ogłoszenia związane z Gminą Byczyna. Długo dyskutowano nad przyczynami słabego oddźwięku w mediach o byczyńskich imprezach;
- Marek Mendel podał przykład dobrych praktyk: wszyscy mieszkańcy miejscowości czytają dany dokument przekazując go sobie po sąsiedzku. Osoby, które zapoznały się z dokumentem wpisują się na dołączoną listę;
- sołtys jednej z wiosek przekazał, że brakuje wcześniejszych informacji, o czym będzie się dyskutowało na sesji. Na spotkaniu radnych głosuje się tylko nad gotowymi uchwałami, a on chciałby najpierw zapoznać się ze wszystkimi aspektami danej sprawy;
- burmistrz poinformował, że tablice informacyjne oraz witacze pojawią się już niedługo w ramach obecnie realizowanego projektu w gminie;
- zaproponowano powrót do drukowania gazetki gminnej, która była dużym źródłem informacji dla mieszkańców. Pomysł ten zdecydowanie poparł burmistrz. Wiceburmistrz Ewa Bartosiewicz zapowiedziała, że w celu przestrzegania terminowości wydawania oraz poszerzenia grupy adresatów należy powiększyć grono osób pracujących nad gazetką o osoby spoza urzędu (np. członków lokalnych stowarzyszeń);
- pomysł „motyla”.
- wskazano na słabe oplakatowanie miasta – nie pojawiają się informacje w takiej atrakcyjnej formie o spotkaniach, imprezach kulturalnych lub sportowych;
Nauczycielka Zespołu Szkół Gimnazjalnych, Licealnych i Zawodowych w Byczynie opowiedziała o przebiegu dwóch lekcji przeprowadzonych w pierwszej klasie technikum na temat kanałów przepływu informacji pomiędzy władzami samorządowymi, a mieszkańcami. Podała narzędzia informacji, które młodzież uważa za skuteczne: ogłoszenia w lokalnej gazecie, telewizji i radiu, bilbordy, ogłoszenia lub wystawy w sklepach, widoczne kolorowe plakaty, portale internetowe, strona internetowa urzędu, listy do mieszkańców, zebrania burmistrza z młodymi ludźmi. Jednak za najciekawszą formę komunikacji uczniowie wskazali happening. Ocenić musieli spotkania władz z mieszkańcami wskazując ich wady i zalety. Podali jedną wadę takich spotkań: może przyjść mało osób. Natomiast zalety takiego spotkania to: możliwość przekazania własnych pomysłów, możliwość spotkania burmistrza, zadawanie pytań i udział w dyskusji, uzyskanie potrzebnych informacji i przeprowadzenie rozmowy na osobności.
Burmistrz zapowiedział uzupełnienie zarządzenia po opracowaniu rekomendacji. Wzory zarządzenia zostały wcześniej rozdanie przybyłym gościom, tak aby mogli zapoznać się z dokumentem i wskazać wzorce postępowania w komunikacji.
Prezes BSO Marek Mendel zakończył spotkanie. Wraz z Burmistrzem Byczyny podziękował gościom za przybycie. |
